Agile manier van werken? Pas op voor deze 6 valkuilen

Agile werken: loos modewoord of onmisbare strategie? Sommigen zien Agile als de heilige graal voor bedrijven in een wereld vol verandering, terwijl anderen het een gedoe met post-its vinden.Feit blijft: organisaties die Agile serieus nemen, blijven vaak overeind waar anderen struikelen. Benieuwd hoe je Agile voor jou kunt laten werken en wat je moet vermijden? In dit blog ontdek je de sterke punten en valkuilen van Agile werken.

1. Onvoldoende begrip van Agile principes

Agile begint met een goed begrip van de onderliggende principes. Veel organisaties gebruiken tools zoals sprints en stand-ups. Dat is mooi, maar zonder inzicht in de filosofie achter Agile kan de implementatie oppervlakkig blijven en niet de beoogde voordelen opleveren. Wat teams ontwikkelen, heeft dan onvoldoende waarde voor de klant.

Oplossing:

Training en opleiding: Investeer in diepgaande training voor alle belanghebbenden, van teamleden tot management. Dit helpt bij het begrijpen van het 'waarom' achter Agile.

Praktische ervaring opdoen:Creëer ruimte voor teams om te experimenteren met Agile methoden, zoals het testen van nieuwe functionaliteit in een app of het uitvoeren van pilotprojecten.

Durf te falen:Zorg voor een cultuur waarin falen is toegestaan, zolang er maar lering uit wordt getrokken. Unilever reikt zelfs een prijs uit voor de grootste 'mislukking' van de maand. In Agile heet dit License-to-Fail.

Cultuurverandering:Agile is meer dan een methode; het is een mentaliteit. Zorg ervoor dat alle belanghebbenden begrijpen dat het doel van Agile het leveren van waarde aan klanten is, en niet alleen het blindelings volgen van processen.

2. Scrum verandert in een bureaucratisch proces

Met Agile werken staat het individu en hun interacties voorop, in plaats van processen en hulpmiddelen. Wanneer teams zich te veel richten op de Agile processen zelf, kan dit ten koste gaan van effectiviteit en efficiëntie. Dan duurt de stand-up 30 minuten of langer en is soms een projectteam of afdeling aanwezig. Of worden Retrospectives pas maanden na het einde van een fase gepland, of juist elke twee weken volgepraat.

Oplossing:

Houd stand-ups kort en bondig:Beperk ze tot 15 minuten en focus op obstakels en vooruitgang. Stel problemen aan de orde, maar bespreek ze buiten de stand-up.

Varieer met terugblikken:Plan ze rond specifieke thema's om ze boeiend te houden en herhaling te voorkomen. Soms volstaat een korte evaluatie, terwijl op andere momenten een meer diepgaande sessie waarde kan toevoegen.

Introduceer vergadervrije dagen:Sommige bedrijven hebben er baat bij om één dag per week geen vergaderingen te houden, zodat teams ononderbroken kunnen werken en hun focus en productiviteit verbeteren.

Gebruik technologie:Hoewel persoonlijke samenwerking het beste is, helpen tools zoals Slack of Trello met asynchrone statusupdates. Miro of Mural zijn essentieel voor creatief teamwerk, zoals brainstormsessies, roadmaps of retrospectives.

3. Denken vanuit eigen Solutions in plaats van klantbehoeften

Mensen hebben de neiging om te denken vanuit oplossingen die ze klanten kunnen bieden. Hierin zitten veel, soms onterechte, aannames. Zo ging meubelverkoper Beter Bed ervan uit dat klanten bedden zo snel mogelijk geleverd wilden hebben. Klanten gaven echter de voorkeur aan een latere levering met een exacte tijd boven een snelle levering met een breed tijdvenster. Op dezelfde manier verwachtte het modemerk G-Star dat zijn basiscollectie (zoals gewone T-shirts) het best online zou verkopen, maar dure, exclusieve producten verkochten sneller omdat klanten wisten dat ze dure artikelen konden retourneren als ze niet pasten.

Oplossing:

Creëer feedbackloops:Zoek regelmatig feedback van klanten door middel van A/B-tests, systeem- of data of kwalitatief onderzoek. Gebruik deze inzichten om aannames te valideren en prioriteiten aan te passen.

Werk met persona's:Ontwikkel duidelijke klantpersona's om teams te helpen hun publiek te begrijpen. Dit maakt het makkelijker om beslissingen te nemen die aansluiten bij de behoeften van de klant.

Geef prioriteit aan klantwaarde:Maak klantwaarde een kernonderdeel van het dagelijkse werk. Herzie backlog items regelmatig op basis van gevalideerde klantwaarde. Plan maandelijkse backlog clean-ups om alleen de meest waardevolle items te behouden.

4. Slecht backlogbeheer

Een goed beheerde backlog is essentieel om teams gefocust te houden en efficiënte samenwerking te bevorderen. Veel backlogs raken echter overvol, waardoor teams hun focus en productiviteit verliezen. Dit leidt tot problemen met het vaststellen van gemeenschappelijke sprintdoelen en het maken van een roadmap of het besteden van buitensporig veel tijd aan management.

Oplossing:

Regelmatig schoonmaken:Plan maandelijkse korte sessies om de backlog op te ruimen. Verwijder items die geen waarde meer toevoegen of op één lijn liggen met de huidige prioriteiten.

Gebruik clustering:De Product Owner moet focus aanbrengen. Groepeer gerelateerde User Stories in thema's of probleemstellingen, of gebruik een User Story Map.

Denk in termen van MVP:Focus op het ontwikkelen van een Minimum Viable Product (MVP) dat klantwaarde levert, en breid dan stapsgewijs uit.

Backlog 99:Houd een aparte backlog bij voor nieuwe, gefragmenteerde verzoeken, zodat ze tijdelijk geparkeerd kunnen worden voordat ze worden toegewezen aan een Epic of specifiek teamlid.

Zeg nee:"Maximaliseer het werk dat niet gedaan wordt." Het is cruciaal om nee te zeggen tegen bepaalde verzoeken om ervoor te zorgen dat de meest waardevolle verzoeken voor de eindgebruiker worden afgeleverd.

5. Gebrek aan managementondersteuning

Zonder de juiste ondersteuning vanuit het management kunnen Agile teams niet optimaal functioneren. Ze kunnen worden belast met operationele rollen naast hun Agile verantwoordelijkheden, wat leidt tot conflicterende prioriteiten, gebrek aan focus en teleurstellende resultaten.

Oplossing:

Creëer focus:Geef teams duidelijke verantwoordelijkheden en voorkom dat ze worden afgeleid door operationele taken.

Mandaat voor de Product Owner:Zorg ervoor dat de Product Owner onafhankelijke beslissingen kan nemen en prioriteiten kan stellen zonder inmenging management.

Stimuleer samenwerking en verbeterplannen:Het management moet een ondersteunende rol spelen door obstakels voor teams weg te nemen. Train teams over Agile planning en management over wat ze van hen kunnen verwachten.

6. Gebrek aan flexibiliteit bij opschaling

Agile opschalen binnen een organisatie brengt uitdagingen met zich mee. Er ontstaan afhankelijkheden tussen teams die aan dezelfde of aanverwante producten werken, waardoor coördinatie complexer wordt. Slecht management hiervan kan leiden tot vertragingen bij releases, dubbel werk en onderbenutting van organisatorische kennis en expertise.

Oplossing:

Gebruik een schaalbenadering voor Agile:Frameworks zoals SAFe (Scaled Agile Framework) helpen bij het beheren van een gedeelde backlog, het effectief coördineren tussen teams en het op de juiste manier toewijzen van budgetten.

Afhankelijkheden beheren:Houd een centrale backlog bij en gebruik tools en vergaderingen om de afhankelijkheden van het team in kaart te brengen en te beheren.

Kies een duidelijke teamstructuur:Definieer en communiceer een duidelijke teamstructuur, georganiseerd rond klantreizen, functionaliteit, platformen, vaardigheden of capaciteit.

De valkuilen en tips samenvatten:

Investeer in training om de Agile principes volledig te begrijpen.

Kies oplossingen die bij je organisatie passen en minimaliseer bureaucratie in processen zoals Stand-ups en Retrospectives.

Focus op klantwaarde.

Houd het Backlog overzichtelijk en stel strategische prioriteiten.

Zorg voor steun vanuit het management en minimaliseer afleidingen.

Gebruik een geschikt raamwerk om succesvol te schalen.

Samen werken aan wendbaarheid?

Agile werken kan een wereld van verschil maken voor jouw organisatie. Wil je ontdekken hoe je Agile succesvol kunt implementeren? Plan een gratis adviesgesprek en ontdek de mogelijkheden!

Neem contact op met de auteurs

Onze experts delen graag hun inzichten en onderzoeken hoe jouw organisatie de volgende stap kan zetten.

Sophie van Snippenberg

Axel Groothuis