Autohopper: Hoe deze no-nonsense autoverhuurder operationele rapportages op de rit kreeg

Het snelgroeiende autoverhuurbedrijf Autohopper heeft 130 vestigingen, die er gezamenlijk voor hebben gezorgd dat Autohopper binnen korte tijd is uitgegroeid naar de nummer 2 autoverhuurder van Nederland. Belangrijk dus, om real-time inzicht te hebben in zaken als bezettingsgraad en omzetcijfers. Niet alleen voor de vestigingsleiders, maar ook voor de Autohopper organisatie en moederbedrijf Louwman Group. We spreken Carolien Leutscher en Roel Steunenburg (Autohopper) en Jeroen van de Water (Louwman Group). Hoe hebben zij operationele rapportages met zinvolle informatie voor alle stakeholders opgezet? En hoe heeft Emixa daarbij geholpen?

No-nonsense houding

Autohopper noemt zichzelf een no-nonsense autoverhuurder - en dat maakt het bedrijf zeker waar. Toen het in 2017 geen geschikte software kon vinden, heeft (het samen met Emixa) zelf een verhuurplatform gebouwd met met behulp van Mendix low-code software. Ook nadat Autohopper in 2021 werd overgenomen voor Louwman Group is het no-nonsense gebleven. Zo is de IT is nog steeds in eigen handen, onder leiding van IT-manager Carolien Leutscher: “We kunnen heel veel zelf, zeker doordat we werken met low-code software. Maar toen Roel mijn team vroeg om operationele dashboards, wist ik dat dit wel even een project was.”

Want het klinkt zo simpel, een dashboard maken, maar daar liggen heel wat vragen aan ten grondslag. Wat is het doel van de rapportages? Wie heeft welke informatie nodig? Gebaseerd op welke data? En hoe ontsluiten en bewaren we die?

Sterke centrale data-expertise

Het zijn vragen waar Jeroen van de Water, Manager Customer Experience Centre van de Louwman Group, dagelijks mee te maken heeft. “Als je data centraal beheert, haal je er ook het meeste uit. In de loop der jaren hebben we een sterk dataexpertisecentrum gebouwd, dat onderdeel is van het centrale Customer Experience Centre. Was het eerst vooral gericht op CRM, inmiddels werkt het breder en vanuit een centraal platform.”

Het team dataexpertisecentrum heeft zich de afgelopen twee jaar sterk ontwikkeld: “We hebben een jong en professioneel team dat volgens een duidelijke datastrategie en -governance werkt. We werken aan een breed scala aan vraagstukken. Doordat Louwman Group de afgelopen jaren veel bedrijfsovernames heeft gedaan, komen er bijvoorbeeld steeds meer bedrijfskundige datavraagstukken binnen.”

Kansen pakken met rapportages

De operationele rapportages zijn daar een goed voorbeeld van. Autohopper’s directeur Roel Steunenburg licht toe: “Natuurlijk waren er al financiële rapportages, maar deze kijken vooral terug. Zo waren omzetcijfers gebaseerd op facturen, maar die volgen pas na de verhuurperiode. Een operationele rapportage moet vestigingsmanagers juist helpen om hun prestaties te verbeteren. Dan is het zinniger om bijvoorbeeld de verwachte omzet vanuit je reserveringen te kunnen zien. Met zo’n prestatieindicator heb je nog tijd om actie ondernemen.”

Roel ziet nog meer kansen: “Via ons verhuurplatform hebben we ontzettend veel relevante data tot onze beschikking. Er liggen hier nog veel kansen. Wat mij betreft zijn die operationele rapportages nog maar het begin.”

Roel Steunenburg, links, en Jesper Kerstens, rechts

Lastige puzzel

Toch is het behoorlijke puzzel - zowel voor Autohopper als het dataexpertisecentrum. Hoe geven we de vestigingsleiders zinvolle inzichten in hun vertrouwde Mendix omgeving? Hoe zorgen we er ook voor dat data veilig en centraal in het dataplatform staan? En hoe richten we dit in voor toekomstige rapportagebehoeften?

Reden om contact op te nemen met Emixa. Het team kent de bedrijfsprocessen en Mendix-omgeving van Autohopper goed. Bovendien heeft het een sterk Data & Analytics team met ervaring met meerdere tools, zoals Microsoft en Databricks.

Jeroen: “Een uitkomst: een team dat de business goed kent en ook bereid was om volgens de standaarden van ons expertisecentrum te werken - zodat wij deze data en rapportages in beheer kunnen nemen. Emixa’s Jesper Kerstens en Senne van Vliet dachten daarin goed met ons mee.”

Start vanuit de behoefte

Het startpunt van elk rapportagetraject is het in kaart brengen van de behoeften van de verschillende doelgroepen van de rapportages. Wat willen zij kunnen zien - en hoe gaan zij dit daadwerkelijk gebruiken in hun rol? Roel: “Ik wilde iedereen een digitale check-in kunnen geven, zodat je elke ochtend weet hoe je ervoor staat met de voor jou relevante prestatie indicatoren.” Emixa organiseerde een workshop met mensen van Autohopper om dit allemaal boven tafel te krijgen.

Een solide datamodel

De volgende stap was het kunnen ontsluiten van data vanuit Autohopper’s Mendix-omgeving naar het centrale dataplatform. Dit klinkt makkelijker dan het is, want wat is dan precies ‘omzet’, ‘verhuur’, ‘bezettingsgraad’. Hiervoor organiseerde Emixa een aantal sessies met het dataexpertisecentrum om het data model te ontwerpen.

Jeroen: “We werkten in een treintje. Emixa leverde de gebruikerswensen en datainventarisatie vanuit Autohopper aan, wij zorgen ervoor dat deze data ontsloten werden in de centrale Louwman-omgeving. Emixa zorgde voor de verwerking van de data en wij voor de validatie van ontwikkelstandaarden. Emixa bouwde vervolgens de rapportages, en wij valideerden dat weer. Zo paste alles binnen onze eigen standaarden en governance.”

Van links naar rechts: Jeroen van de Water, Carolien Leutscher, Jesper Kerstens

Data uitwisselen

Nadat duidelijk werd wat er moest gebeuren - en hoe - was het moment aangebroken om de data daadwerkelijk tussen de twee organisatieonderdelen te gaan delen. Altijd een spannend moment.

"Toen er eenmaal uitwisseling plaatsvond tussen Mendix en het centrale platform, kon het team van Emixa de dashboards in Power BI gaan maken. Deze dashboards moeten uiteindelijk ook in Mendix beschikbaar zijn zodat de vestigingsmanagers van Autohopper in 'hun' omgeving konden blijven werken. Zo konden we de financiele rapportages snel up-and-running krijgen."

Samen leren

Toen ook dat stond, was kon het team vrij snel de operationele rapportages opleveren. Immers, al het voorbereidend werk was al gedaan. Inmiddels staan de eerste twee dashboards live Roel: “Vestigingen kunnen tot 2 jaar terugkijken in de transactie data. Ook kunnen zij zien hoe zij presteren ten opzichte van de top 3 vestigingen. Zo blijven we leren van elkaar. Bovendien hebben we een goede basis staan om nog meer data-gedreven te werken

Wat zijn de plannen hiervoor? Roel:“Een volgende stap is om ook te kunnen gaan voorspellen, bijvoorbeeld, wat de optimale voorraad is in de vakantieperiode. Of om te kunnen voorspellen welke auto’s de meeste schade gaan rijden."

Toegevoegde waarde

Het gevaar van elke rapportageproject is dat de dashboards in prakijk niet bekeken worden. Hoe is dat nu, 6 maanden na de oplevering van die eerste dashboards? Carolien: “Laatst was de import - die altijd ’s nachts plaatsvindt – mislukt. Toen kregen we meteen belletje van een vestiging: “waar is mijn data?” Een goed teken dat ze ook gebruikt worden.”