Het verhaal van Comfort Partners: Elke dag slimmer met data-gedreven werken.

Installatie- en onderhoudsbedrijfComfort Partners vertegenwoordigt een nieuwe generatie vakmanschap. We spraken met Roderick Soesman, die de afgelopen vier jaar Managing Director van het bedrijf was. Wat voor transformatie heeft het bedrijf ondergaan? Hoe slagen ze erin om elke dag een beetje slimmer te werken met behulp van een datagestuurde aanpak? En welke rol speelt Emixa in dat proces?

Ommezwaai nodig

Vier jaar geleden was Comfort Partners nog een allround installatiebedrijf. Het installeerde een breed scala aan solutions in zowel nieuwbouw als bestaande panden. Onderhoudsdiensten maakten ook deel uit van het aanbod - voor consumenten, nieuwbouwprojecten en woningbouwverenigingen. Het bedrijf opereerde vanuit vestigingen door heel Nederland, van Groningen in het noorden tot Zeeland in het zuiden.

Roderick licht toe: “Ik houd ervan om onbenut potentieel binnen organisaties aan te boren. Toen ik binnenkwam, vond ik dat we moesten gaan focussen. We hebben gekozen om ons te richten op installaties in de woningportefeuille van grotere woningcorporaties en deze op een betaalbare manier verduurzamen en onderhouden, vanuit een centrale locatie.”

Een hele ommezwaai voor het bedrijf. Maar wel een succesvolle. Comfort Partners werkt nu voor de grootste woningcoöperaties in de Randstad met langdurige samenwerkingsovereenkomsten.

Langdurig en verregaand samenwerken

Roderick vervolgt: “We onderhouden cv-ketels, warmtepompen en luchtbehandelingsinstallaties en lossen storingen op, maar installeren ook duurzamere warmtetechniek in deze woningen. Daarbij adviseren we natuurlijk ook over de techniek zelf: is een volledig elektrische warmtepomp nodig of beter een hybride, bijvoorbeeld?”

Daarbij werkt Comfort Partners met langdurige prestatiecontracten bij haar klanten. Roderick: “We zijn heel transparant over wat we doen. Wat kost het materiaal, hoeveel tijd besteden onze monteurs, wat verdienen wij eraan? Deze transparantie is superbelangrijk als je voor langere tijd wilt samenwerken en schept een groot wederzijds vertrouwen. Daarin gaan wij heel ver: sommige coöperaties mogen ook in onze boeken kijken zodat ze zien hoe we keuzes maken tussen kwaliteit en kosten.”

Daarnaast adviseert Comfort Partners woningbouwcorporaties op strategisch niveau over benodigde investeringen voor installaties over een periode tot wel 15 jaar.

Monteurs koesteren en opleiden

Net als veel andere bedrijven in de bouw- en installatie sector, heeft ook Comfort Partners last van een krappe arbeidsmarkt. Roderick: “We werken bijna alleen met eigen monteurs, dat is niet altijd gebruikelijk in onze sector. Maar wij vinden dat onze monteurs het visitekaartje zijn bij de bewoners. Daarom koesteren we onze mensen. We proberen het werk zo prettig en makkelijk mogelijk voor hen te maken.”

“Ook hebben we een eigen vakschool geopend,” vervolgt Roderick, “waarbij onze eigen opleiders en monteurs nieuwe monteurs opleiden, allemaal met de juiste accreditaties.” Bijzonder is dat de woningcoöperaties ook gebruik mogen maken van deze opleidingen. Dat past helemaal bij de ‘partnership’-gedachte.

Een nieuw ERP-systeem

Over partnerships gesproken, ook met Emixa werkt het bedrijf al een tijdje intensief samen. Emixa kwam net na de livegang van een nieuw ERP-systeem aan boord. Roderick: “In de zomer van 2023, stapten we over op ERP-systeem 4PS. Hiermee kon Comfort Partners een groot deel van ons inkoop- en bestelproces vrijwel volledig automatiseren. Mijn doel destijds was om snel live te gaan met een systeeminrichting die 80-90% goed is en vanuit daar verder te finetunen. Je kunt wel alles vooraf willen testen, maar er zijn altijd onverwachte situaties die je alleen in praktijk kunt ondervangen.”

Het team van Emixa, geleid door managementconsultant Mischa Nagtegaal, had als opdracht om die laatste 10-20% te realiseren. Roderick: “Samen met ons team heeft Mischa de processen goed neergezet om vervolgens de 136 mensen die met het logistieke proces werken volledig te trainen. Dat alles in een paar weken tijd. Nu werkt iedereen binnen Comfort Partners volgens een helder proces.”

Data-gedreven verbeteren

Inmiddels werken Emixa en Comfort Partners samen om steeds nieuwe processen te verbeteren – digitaal en data-gedreven. Een voorbeeld is de planning, een bekende puzzel binnen de bouw- en installatiesector. Roderick: “Onze monteurs doen meer dan 70.000 bezoeken per jaar. Onze planning is volledig digitaal en heel accuraat: we weten precies hoeveel monteurs beschikbaar zijn, wat hun competenties zijn en wat hun reistijd is. Op basis daarvan kunnen we het werk slim plannen, met een juiste mix van gepland werk en ruimte voor ongepland werk.”

Belangrijk is ook het resultaat van de bezoeken bij de klant, vervolgt Roderick: “Ons doel is om een storing meteen te kunnen verhelpen. Fijner voor de bewoner zelf, die vaak vrij moet nemen, maar ook voor de monteur. Wist je dat er al snel 10 mensen bezig zijn met een storing die niet in 1 keer wordt opgelost?”

Daarom analyseert Comfort Partners, samen met Emixa, elke dag de bonnen die uitvallen en bespreekt deze met binnendienst en de monteurs. Zo wordt op basis van concrete feedback het proces continu verbeterd.

Op zoek naar de optimale bus

Bijzonder daarbij is dat Comfort Partners, in tegenstelling tot veel ander bedrijven in de sector, geen magazijnen meer heeft. Roderick: “Dit heeft veel voordelen, maar dit betekent ook dat de bus van de monteur in feite het magazijn is. En dus zo slim mogelijk ingericht moet zijn. Daarbij proberen we – binnen de gestelde kaders – monteurs zoveel mogelijk eigenaar maken van hun eigen voorraad. Zodat ze zelf de touwtjes in handen hebben en zelf zaken kunnen oplossen. Ondernemend zijn dus.”

De juiste spullen op de juiste plek en op het juiste moment. Hiervoor heeft Comfort Partners samen met Emixa een datamodel ontwikkeld. Roderick legt uit: “Het begon als een case bij Emixa’s Advanced Analytics Hackathon , waar mijn collega’s Jim Commandeur en Kimberley Reus in de lead waren voor deze case. Intussen hebben we dit model nog verder verbeterd. Nu kunnen we per monteur en per seizoen bepalen wat de ideale bus-voorraad is.”

De investering waard

Deze data-gedreven aanpak levert echt wat op, licht Roderick toe: “Elke procent minder uitval is 100.000 euro minder kosten en meer gemak voor bewoners. We zijn op weg om 10% minder uitval te realiseren. Monteurs weten inmiddels dat er steeds veranderingen zijn in de manier van werken en dat, als zij aangeven wat niet werkt, wij dat ook oppakken. Dit betekent dat ons team ook heel erg gewend is aan verandering.”

Een mooi resultaat na bijna twee jaar lang samenwerken. Hoe was het om met Emixa’s team te werken? Roderick: “Ik heb nu met 15 verschillende mensen van Emixa gewerkt en ben onder de indruk van de kwaliteit van jullie mensen en de manier waarop jullie samen met ons werken. De uren die we samenwerken leveren altijd iets op.”

Vooruitkijken

Het gaat dus goed met Comfort Partners. Toch zijn er nog genoeg uitdagingen. Over zijn plannen voor de komende tijd, vertelt Roderick: “Ik ben al heel trots op ons opleidingscentrum en daar blijven we de komende tijd verder in investeren. Iedereen binnen ons bedrijf krijgt daar veel energie van, het doet ook echt iets met mijzelf elke keer als ik daar binnenloop.

Daarnaast richten we ons vooral op digitalisering. Al onze bedrijfsprocessen en -systemen zijn nu architecturaal voorbereid op integratie. Dat betekent dat we nog slimmer kunnen werken en verder kunnen automatiseren met AI. De grootste uitdaging is om al deze ontwikkelingen te gebruiken om ervoor te zorgen dat mensen met een bescheiden inkomen zich nog steeds goede huisvesting en een comfortabel binnenklimaat kunnen veroorloven. Dat houdt ons verbonden met de maatschappij en haar echte uitdagingen.

Mischa Nagtegaal van Emixa:"Het is fantastisch om te horen hoe Roderick onze samenwerking ziet. Het helpt dat zowel hij als zijn management zo actief betrokken zijn. Ze maken altijd tijd en middelen vrij om samen verbeteringen door te voeren. Het voelt echt als een gezamenlijke verantwoordelijkheid."

Neem contact op

Wil je verder sparren over het implementeren van slimme technologie? Neem gerust contact op.