Croonwolter&dros legt digitale fundering met SAP

Een ERP-implementatie in minder dan anderhalf jaar: voor veel organisaties ondenkbaar. Toch wist Croonwolter&dros dit te realiseren – in een complexe omgeving met duizenden projecten, beheersdiensten en kritieke infrastructuur. Samen met Emixa zette het bedrijf een organisatiebreed traject op waarbij samenwerking, standaardisatie en datakwaliteit centraal stonden. We spreken met directievoorzitter Jan Piet Heijboer: hoe kreeg Croonwolter&dros dit voor elkaar? En wat kunnen andere bedrijven hiervan leren?

De directievoorzitter heeft al veel van de bouwsector gezien. Hij groeide van calculator bij Ballast Nedam door tot directievoorzitter bij J.P. van Eesteren. In 2012 trad hij toe tot de raad van bestuur bij TBI, een groep van techniek-, bouw- en infra-ondernemingen.

“Toen in 2017 de fusie van Croon en Wolter & Dros bij TBI op de bestuurstafel lag, besloot ik uit het bestuur te stappen om zelf de fusie te leiden. Een mooie uitdaging, want ik houd van bouwen en dingen beter maken.” Destijds wist Heijboer al dat het ERP-systeem waarmee beide bedrijven werkten niet toekomstbestendig was. “Een ERP-systeem vervangen doe je niet voor de lol. Het raakt je hele organisatie en als er iets misgaat, kan het een bedreiging vormen voor de continuïteit. Bovendien waren er op dat moment andere prioriteiten. “Eerst moesten de twee bedrijven samensmelten tot één nieuwe onderneming en financieel en organisatorisch stabiel worden – vandaar dat ik wilde wachten.”

“Een ERP vervangen is niet iets wat je voor de lol doet. Het raakt je hele organisatie en als er iets misgaat, kan dat de continuïteit in gevaar brengen. Eerst moesten de twee bedrijven fuseren tot één en financieel en organisatorisch stabiel worden, daarom wilde ik wachten."

Samen deepdives gedaan

In 2023 was de organisatie klaar om een traject voor een nieuw ERP-systeem te starten. Tijd om te kijken naar alternatieven. Het was belangrijk om meteen alle disciplines uit de organisatie aan tafel te hebben. De business moest goed vertegenwoordigd zijn, legt Heijboer uit: “De keuze voor een systeem, de inrichting en het gebruik ervan moest de verantwoordelijkheid worden van alle MT-leden. We hebben samen deep dives gedaan om de opties te vergelijken.”. Het was belangrijk om vanaf het begin alle bedrijfsdisciplines erbij te betrekken. De business moest goed vertegenwoordigd zijn, legt Heijboer uit: "De keuze voor een systeem, het design en het gebruik ervan moesten 

SAP kwam als beste uit de bus: innovatief, schaalbaar en in staat om te gaan met de grote hoeveelheid data van Croonwolter&dros. Heijboer: “We voeren 7000 projecten per jaar uit. Daarnaast hebben we veel gebouwen, tunnels en fabrieken in beheer voor onze klanten. Hiervoor moeten we veel gegevens vastleggen: in welk gebouw en op welke verdieping hebben we welke pomp vervangen, bijvoorbeeld. Dat gaat bij elkaar om miljoenen gegevens.”

Een paar jaar? Die tijd hadden we niet

Emixa werd betrokken als implementatiepartner, en snel. Want de deadlines waren strak. Heijboer: “Van andere organisaties kreeg ik mee dat een ERP-traject al gauw een paar jaar duurt. Die tijd hadden wij niet: wij moesten in een jaar, maximaal anderhalf, over naar een nieuw systeem.”

Doorpakken dus voor het team van Emixa, maar ook voor de betrokkenen vanuit Croonwolter&dros. Een mix van kartrekkers, (key)users en productowners uit de verschillende divisies werd vrijgemaakt en haakte aan bij het team van Emixa. Samen vormden zij het project Forward. Heijboer: “Dit team moest nauw samenwerken, zeker met zo’n strakke deadline. Daarom hebben vanaf de start veel aandacht besteed aan teambuilding. Het blijkt dat we veel gemeen hebben, zoals een van onze kernwaarden: Samen Scoren.”

Piet Jan Heijboer, Croonwolter&dros (links) en Patrick Beks, Emixa (rechts).

Avonturen op schaal creëren

Zoals eerder aangegeven werden ook de MT-leden betrokken, die elk verantwoordelijk waren voor een van de bedrijfsprocessen. “We wilden dat alle divisies en ventures in het nieuwe systeem volgens dezelfde processen gingen werken. Door te gaan werken volgens de best practices waar het nieuwe systeem in voorziet, konden we daarin een slag slaan”, vertelt Heijboer. Het project was dan ook een mooie gelegenheid om synergievoordelen te behalen tussen de bedrijfsonderdelen. Zo kan Croonwolter&dros nu en in de toekomst efficiënter werken, data makkelijker ontsluiten en aantoonbaar compliant zijn met wet- en regelgeving - ook belangrijk voor de klanten van Croonwolter&dros.

Live in één weekend: een militaire operatie

De ERP-implementatie bood ook de kans om de kwaliteit van data verhogen. Die zijn voor Croonwolter&dros – soms letterlijk – van levensbelang. “We beheren ook kritieke infrastructuur, zoals tunnels, hoogspanningsstations, en locaties van Defensie. Met het oog op cybersecuritywetgeving moeten we heel goed weten wat voor spullen we precies in beheer hebben. Goed beveiligde data zijn daarvoor essentieel”, weet Heijboer.

"Met dit nieuwe systeem hebben we de basis gelegd, nu kunnen we verder bouwen"

Project Forward omvatte ook verschillende werkgroepen die zich richtten op het opschonen en standaardiseren data. Terugkijkend was het een enerverende periode die veel van Croonwolter&dros vroeg. Heijboer benadrukt dat de betrokken mensen een groot compliment verdienen: "De mensen in de werkgroepen hebben geholpen bij het opzetten en testen van het systeem. Vervolgens hebben ze voor bijna 3.000 collega's trainingen ontwikkeld en zelf gegeven. Vervolgens zijn we in één weekend live gegaan. Het was georganiseerd en uitgevoerd als een militaire operatie."

Het resultaat mag er volgens de directievoorzitter zijn. Mede dankzij de diepgaande expertise en het strakke projectmanagement van Emixa en Croonwolter&dros ging de organisatie binnen één jaar en drie maanden live. Op dit moment bevindt het bedrijf zich in de ‘after-care’ fase. Heijboer: “We gaan nu met een team langs alle bedrijfsonderdelen. Wordt het systeem gebruikt zoals het bedoeld is? Is er een extra training nodig? Zijn er toch ontwerpfouten gemaakt? Wat moet er dan eventueel aangepast worden?”    

Samen bouwen aan een toekomstbestendige organisatie

,.

Emixa’s Patrick Beks, Chief Technical Officer en SAP-expert: “Dit project was een geweldige uitdaging, voor Croonwolter&dros en voor onszelf. Om binnen een jaar en drie maanden live te gaan met een ERP-systeem voor dit type organisatie is uitzonderlijk snel. Een uitdaging die we graag aangingen, maar die zeker ook spannend was. We hebben samen keihard gewerkt. Onderweg kwamen we soms nieuwe uitdagingen tegen, zoals het vinden van de juiste inrichting voor alle data rondom de beheersdiensten en het vervolgens ook opschonen en standaardiseren ervan. Dat het gelukt is in zo’n korte tijd, komt door onze gezamenlijke expertise en inzet, maar zeker ook door de intensieve betrokkenheid vanuit de gehele organisatie.”