Een nieuw ERP-systeem: werken onze rapporten dan nog wel?

Veel bedrijven stappen de komende tijd over van hun out-of-support (en vaak) maatwerk ERP-systeem naar moderne cloud-based oplossingen. Een mooie stap richting een data-gedreven toekomst. “Maar werken onze rapportages dan nog wel?” is de vraag die wij vaak krijgen.

Het korte antwoord is: nee. In elk geval niet zonder aanpassingen in je datalandschap. Maar waar begin je? Welke rapporten zijn het belangrijkst? Welke zijn het makkelijkst te migreren? Business Intelligence (BI) expert Manon Rietjens laat zien hoe je dit aanpakt met Emixa’s FAST-methode.

Begin met het maken van een overzicht

Begin met het inventariseren en ophalen van alle beschikbare BI-rapporten binnen de organisatie. Vaak zijn dit soort overzichten al beschikbaar vanuit de business of IT, maar in praktijk blijken ze meestal incompleet. Daarom organiseren we altijd een start-workshop met alle business-domeinen om de inventarisatielijst te controleren en aan te vullen.

Vaak komen er lokale en handmatige rapporten boven water die soms heel waardevol zijn in de organisatie, maar niet in de bekende overzichten staan. Deze inventarisatie is bovendien een mooie kans om nieuwe rapportagebehoeftes te achterhalen. Als alles in kaart is gebracht, kunnen we de lijst kritisch gaan evalueren.

Welke rapporten zijn echt nodig?

Nu begint het echte werk: de rapporten één voor één analyseren. samen met elke 'rapporteigenaar'.

• Wat is het doel en de doelgroep van het rapport?
• Hoe vaak wordt het rapport nu gebruikt?
• Hoeveel databronnen zitten er in het rapport?
• Bevat het data van het huidige ERP systeem?
• Komt deze data ook in het nieuwe ERP-systeem of gaat het ergens anders belegd worden?
• Bevat de nieuwe ERP-tool een rapportagemogelijkheid voor dit rapport?

De antwoorden op deze vragen zullen bepalen welke rapporten moeten worden gemigreerd of herontwikkeld, en waar ze moeten worden ontwikkeld.

Welk ontwikkelingswerk is er nodig?

Wat wij veel tegenkomen, is dat het oude ERP systeem onvoldoende rapportagemogelijkheden bood, waardoor er aparte BI-rapporten zijn ontwikkeld om toch de benodigde inzichten te verkrijgen. Moderne ERP-systemen hebben deze mogelijkheid vaak wel – deze rapporten hoeven dus niet gemigreerd te worden.

Rapporten die ERP data combineren met andere databronnen vragen vaak wel wat ontwikkelwerk. Dat lukt meestal prima in bekende rapportagetools zoals, Microsoft Power BI of SAP Analytics Cloud (SAC).

Samen beslissingen nemen

Per rapport brengen we in kaart welke tools gebruikt moeten worden om ze beschikbaar te maken. We beoordelen ook de complexiteit en prioriteit van elk rapport. Hoeveel tijd en ontwikkelcapaciteit is er nodig? Welke zijn echt onmisbaar en welke kunnen we missen? Door al deze beslissingen samen met de business en IT te nemen, creëren we een eerlijk en realistisch overzicht van alle rapporten die gebouwd moeten, moeten en kunnen worden.

Kijken naar het grotere geheel

Naast dat de rapporten onder de loep genomen worden, is dit ook het moment om naar het gehele data landschap te kijken. Het oude ERP systeem zorgde voor specifieke data flows en modelleringsmethodieken, maar hoe gaat dit lopen vanuit het nieuwe ERP systeem? Zijn er straks nieuwe mogelijkheden tot ontsluiting die beter bij een modern data landschap passen? Zorg dat je ook dit goed in kaart hebt. We kunnen dit tegelijkertijd tijdens het FAST reporting onderzoek beoordelen, maar je kunt het ook in een apart BI-project aanpakken.

Het uitgangspunt voor de toekomst

Dankzij de gezamenlijke workshops met de business- en IT-teams beschikt u over een gedeelde basis voor het implementeren van belangrijke ontwikkelingen en aanpassingen. Dit biedt een uitstekend uitgangspunt voor het snel ontwikkelen van de benodigde rapporten. Zodat, wanneer uw nieuwe ERP live gaat, ook uw rapporten up-and-running zijn.

Neem contact op

Enthousiast over onze aanpak? Neem contact op met onze experts om je situatie te bespreken.

Manon Rietjens

 

Martine Beuckens