Provincie Noord-Brabant legt de basis voor projectportfolio-excellentie met SAP PPM

De Provincie Noord-Brabant, een van Nederland's meest dynamische gebieden, beheert en bestuurt een uitgebreid portfolio van projecten - van landschapsbeheer tot culturele initiatieven en kritieke infrastructuurontwikkeling - voor de gehele provincie. Om deze projecten zo effectief mogelijk te kunnen uitvoeren, ontstond er bij de provincie de behoefte aan uitgebreider inzicht en controle over hun projecten. Dit leidde tot een samenwerking met Emixa om hun projectmanagementcapaciteiten te moderniseren door middel van SAP PPM implementatie.

De behoefte aan modernisering

"Al lange tijd bestond er binnen het Project Management Office (PMO) van Programma ICT behoefte aan geautomatiseerde ondersteuning van onze project- en portfoliomanagementprocessen. Dit ter vervanging van de nu nog veelal Excel gebaseerde administraties, met alle inefficiënties van dien," zegt Paul Slotboom, Programmamanager bij de Provincie Noord-Brabant.

De uitdagingen waren duidelijk. De provincie had behoefte aan betere controle over hun projectportfolio, meer inzichtelijke planning, verbeterde kostenmonitoring en verhoogde zichtbaarheid in budgetgebruik. Excel-sheets en handmatige processen konden simpelweg niet meer voldoen aan de groeiende complexiteit van hun projectenportfolio.

Een slimme aanpak: eerst bewijzen, dan bouwen

De samenwerking met Emixa begon niet meteen met een volledige implementatie. In plaats daarvan startte het project met een Proof of Concept die de mogelijkheden van SAP PPM demonstreerde binnen de specifieke context van de publieke sector.

"Emixa heeft ons eerst via een Proof of Concept meegenomen in de mogelijkheden en onmogelijkheden van het systeem en zijn we samengekomen tot een SMART opdracht en scope," legt Paul Slotboom uit.

Flexibiliteit als kernwaarde

Een gefocust team van drie Emixa PPM-consultants begeleidde zowel gebruikers als functioneel management door de systeemconfiguratie. Aanpassingen werden gemaakt voor de specifieke wensen van de provincie, en door nauwe samenwerking met het projectteam kon de gewenste functionaliteit succesvol worden geïmplementeerd.

Wat maakte deze implementatie succesvol? "Een Agile aanpak waarin flexibiliteit en iteratieve oplevering centraal stond," zegt Paul Slotboom.

Van handmatig naar data-gedreven

De resultaten spreken voor zich. De Provincie Noord-Brabant heeft met succes haar Excel-gebaseerde administratie vervangen door SAP PPM, waarbij zowel Project Systems (PS) als Portfolio en Project Management (PPM) modules zijn geïmplementeerd.

Deze transformatie biedt de provincie nu real-time inzichten in projectstatus, resource-allocatie en capaciteits management over hun diverse portfolio. De overgang van handmatige processen naar geïntegreerde, data-gedreven projectcontrole vertegenwoordigt een fundamentele verandering in hoe de provincie haar projecten beheert.

"Samen hebben we een prima resultaat neergezet waar de Provincie erg blij mee is en een prima basis is gelegd om beter grip te krijgen op onze projectenportefeuille," concludeert Paul Slotboom

De toekomst: continu verbeteren

De go-live is niet het eindpunt, maar het begin van een nieuwe fase. Emixa blijft hypercare-ondersteuning bieden om soepele adoptie en werking te garanderen, terwijl verdere systeemverbeteringen worden verkend. De Provincie Noord-Brabant beschikt nu over de digitale basis die nodig is om hun projectuitvoering en resource-optimalisatie continu te verbeteren.

Klaar voor transformatie? De succesvolle implementatie van de Provincie Noord-Brabant bewijst dat het kan. Neem vandaag contact op met Emixa en ontdekken hoe onze PPM-expertise jouw organisatie helpt operationele excellentie te bereiken met snelle implementatie en duurzame resultaten.