Het verhaal van ThiemeMeulenhoff

Educatieve uitgeverijThiemeMeulenhoffontwikkelt en produceert al meer dan 230 jaar leermaterialen. Onder het mottoRenewing Learning Together werkt het samen met onderwijsprofessionals om zijn bronnen voortdurend te verbeteren. Dit vraagt ook nogal wat van de bedrijfsvoering. Wij spraken met commercieel manager Roy Eysbach over de veranderingen die ThiemeMeulenhoff op dit gebied heeft doorgevoerd en hoe Emixa hierin een sleutelrol heeft gespeeld.

Juiste mix

Roy heeft in zijn carrière in de uitgeverijwereld al veel veranderingen meegemaakt. Sinds 2023 is hij commercieel manager van ThiemeMeulenhoff. Maakte het bedrijf van oudsher schoolboeken, inmiddels is er veel veranderd. Roy: “Online leren is natuurlijk geen nieuws meer. Wel nieuw is de aandacht voor het creëren van de juiste mix. Zo is online prettig voor het oefenen van lesstof en het meten van de voortgang van leerlingen; dit maakt ook gepersonaliseerd leren mogelijk. Toch is voor langere teksten een boek vaak prettiger. Wij denken echt dat de combinatie van boeken en digitaal het leren het beste ondersteunt.”

Meer flexibiliteit

Scholen zelf zijn ook proactiever geworden. ThiemeMeulenhoff verkoopt nu vaker rechtstreeks aan scholen in plaats van via traditionele distributeurs. "Scholen benaderen ons steeds vaker met specifieke verzoeken. We willen een echte partner zijn en met ze meedenken. Waar liggen hun behoeften en hoe kunnen onze leermiddelen daarop aansluiten? Daarom is ons mottoSamen Leren Vernieuwen."

Flexibiliteit is daarbij de kern, legt Roy uit: “Onze leermiddelen zijn steeds meer aanpasbaar en open. Dit betekent dat docenten ons materiaal meer naar hun hand kunnen zetten. Door onze middelen te mixen met andere lesmaterialen, bepaalde lesstof weg te laten, de volgorde te veranderen, video’s of door de docent gemaakte lesmaterialen toe te voegen.”

Anders denken en werken

Dit vraagt ook om flexibiliteit van ThiemeMeulenhoff zelf. Het bedrijf moet anders gaan denken en werken. Roy: “We moeten minder vanuit de verschijningsvorm – een boek, een online module – denken en meer vanuit content. Gelukkig hebben we hiervoor veel expertise in huis. We weten hoe je effectief leert. Ook hebben een sterk Ed-Tech team en ontwikkelen we AI-chatbots om leerlingen te helpen met hun huiswerk en examens.”

Die flexibiliteit heeft ook gevolgen achter de schermen - in de bedrijfsvoering. "Al die flexibele producten moeten ook weerspiegeld worden in onze financiële, verkoop- en distributieprocessen. Eén ding was duidelijk: ons oude ERP kon dit niet aan. Dus schakelden we Emixa in om ons te ondersteunen."

Samen kijken naar het grote plaatje

De eerste stap was een tweedaagse heidesessie waarin ons team eerst alle bedrijfsprocessen doorliep met een kernteam van ThiemeMeulenhoff. Deze stap past in Emixa’s SBOS-filosofie, waarbij we strategie, bedrijfsprocessen, organisatie en systemen in samenhang bekijken.

"Het was geweldig om eerst in een rustige omgeving te kunnen nadenken," herinnert Roy zich. "Anders veroorzaak je meteen opschudding in de organisatie voordat je beslissingen neemt. Welk systeem je ook kiest, het heeft invloed op bijna iedereen. Tijdens die sessies stelde je alle juiste vragen. Zijn onze processen echt zo uniek? Het bleek dat we prima uit de voeten konden met een standaard ERP - zolang we maar bereid waren om onze manier van werken te veranderen. Dat werd onze leidraad en zelfs onze projectnaam:SIMPEL."

Slim kiezen

Het is een ontwikkeling die wij bij veel bedrijven zien. Een groot deel van de bedrijfsprocessen kan prima in een cloud-based ERP systeem worden uitgevoerd, als je bereid bent om je werkwijze te standaardiseren. Bedrijven kunnen dan focussen op de processen die onderscheidend zijn en ruimte vrijmaken voor innovatie. Roy: “Wat bijvoorbeeld bijzonder is aan ThiemeMeulenhoff, is dat we samenwerken met externe auteurs die vaak zelf ook nog voor de klas staan. Zij ontvangen daar vergoedingen voor, maar dat blijkt geen standaard proces te zijn voor ERP-systemen.”

Ons team heeft ThiemeMeulenhoff vervolgens verder geholpen om een ERP-systeem te kiezen; dat werd AFAS. Ook hebben we het projectmanagement van de implementatie op ons genomen en alle veranderingen begeleid. Roy licht toe: “Zo’n implementatie raakt je hele organisatie, dus dat is altijd impactvol. Ook hebben we iets stoers gedaan en ook meteen een data-integratielaag geïmplementeerd, zodat we alle data vanuit onze applicaties op een centrale plek beschikbaar hebben.”

Een spannend traject

Hoe verliep Project SIMPEL? "Ik heb me tijdens het project nooit gestrest of in paniek gevoeld", zegt Roy. "Het Emixa had altijd een duidelijk overzicht. Als er problemen opdoken, boden ze verschillende alternatieve scenario's aan. Het voelde als werken met een tijdschema: hier zijn we, hier gaan we naartoe en hier zijn de volgende stappen. Dat gaf rust."

Bijzonder was dat de mensen met kennis van het oude systeem net met pensioen waren gegaan. Het oude systeem was in feite een black box. Roy: “We wisten dat er verrassingen zouden komen, dus de live-gang was extra spannend. Bovendien wilden we live voor de piekperiode in ons bedrijf: het moment van uitleveren en beschikbaar maken van alle lesmaterialen aan de start van het schooljaar. Als dat niet goed gaat, dan raakt dat alle leerlingen in Nederland. Jullie team heeft hier ook goed op geanticipeerd en voor extra ondersteuning gezorgd rond de livegang.”

Mede dankzij deze hypercare is alles soepel verlopen, vertelt Roy: “Onze klantenservice heeft het nog nooit zo rustig gehad tijdens deze piekperiode. Ook bij onze distributiepartners liep alles door.” Een knappe prestatie.

Lessons learned

Wat kunnen anderen leren van dit traject? Roy: “Mijn les is dat dit vooral een change project was. Neem zo vroeg als je kunt alle collega’s mee in het verhaal: waarom is dit nieuwe systeem nodig, wat gaat er precies veranderen, wat betekent dat voor jou? Daar hebben we veel energie ingestoken. Hiervoor is onvoorwaardelijke steun nodig van de directie, juist op de momenten dat het spannend wordt.”

Hoe was het om met Emixa te werken? “Samen met onze eigen mensen was het projectteam een leuke mix. Jullie brachten veel kennis en ervaring van IT, bedrijfsprocessen en onze sector in, maar ook frisse nieuwe inzichten. We hebben veel plezier gehad - ook belangrijk.”

Alle informatie centraal

Inmiddels werkt ThiemeMeulenhoff al een tijdje met het nieuwe ERP-systeem en data-platform. Wat levert dit in praktijk op? Roy: “Voor het hele bedrijf geldt dat we nu samenwerken in het zelfde systeem. Daarnaast kan mijn commerciële team nu vanuit hetzelfde klantbeeld werken. Eerst was klantinformatie versnipperd over systemen en afdelingen. Nu kijken sales, marketing en klantenservice allemaal naar dezelfde informatie - real-time. Bovendien hebben we in AFAS ook een bestelomgeving gecreëerd voor scholen, waarmee we hen nog beter rechtstreeks kunnen bedienen. Sinds kort hebben klanten ook inzicht in de status van hun vraag of verzoek.”

Klaar voor de toekomst

Met het nieuwe ERP systeem is de ‘achterkant’ toekomstbestendig. Nu werkt ThiemeMeulenhoff aan de volgende stap: het koppelen met de ‘voorkant’ – de content. Roy: “Zo kan het leren en onze bedrijfsvoering naadloos op elkaar aansluiten. Klaar voor de toekomst van onderwijs - dat zijn we vandaag al.”

Sigrid Beel:"We hebben een hele reis gemaakt met ThiemeMeulenhoff. Van de eerste sessies met een kleine groep tot de go-live, waarbij we met het hele bedrijf en alle distributiepartners samenwerkten. Het was soms echt spannend, maar we hebben het samen tot een goed einde gebracht."

Magiel Tak: " Het is fantastisch om te horen hoe Roy dit proces heeft ervaren. Het is een mooi voorbeeld van hoe een korte, intensieve start zich later terugbetaalt in een soepele implementatie. En hoe wij als team met diverse kennis en achtergronden een topresultaat hebben geleverd."

Neem contact op

Wil je verder sparren over het implementeren van slimme technologie? Neem gerust contact op.