Waarom IT‑projecten slagen wanneer governance, change en adoptie vooropstaan: De PCS Innotec Case

Hoe PCS Innotec met Emixa opnieuw controle en vertrouwen bracht in een SAP S/4HANA implementatie.

PCS Innotec International is een bedrijf dat innovatieve onderhouds‑, reparatie‑ en reinigingsproducten ontwikkelt voor professioneel gebruik. Het bedrijf bedient vakmensen in onder meer de automotive, industriële en bouwsector en distribueert zijn oplossingen internationaal vanuit het hoofdkantoor in België.

Toen PCS Innotec besloot om SAP S/4HANA te implementeren binnen de groep en haar dochterondernemingen, werd snel duidelijk dat het project onder druk kwam te staan. Een combinatie van operationele, governance en delivery uitdagingen zorgde voor toenemende spanning tussen IT en business.

Zoals Group CFO Kristof Deckers het verwoordt:

"Ik miste structuur en transparantie, wat mij onvoldoende comfort gaf over zowel de voortgang als de kosten van het project."

De uitdagingen

De belangrijkste knelpunten waren:

• Inefficiënt Project Management, met een gebrek aan structuur en transparantie.
• Onvoldoende gestructureerd Incident en Change Management, wat leidde tot terugkerende problemen.
• Een grote afhankelijkheid van de externe implementatiepartner door beperkte interne IT capaciteit.
• Het ontbreken van een gestructureerde aanpak voor datamigratie en testing.
• Lage gebruikersbetrokkenheid en stroef verlopen van communicatie binnen de organisatie.

Deze situatie ondermijnde het vertrouwen in de oplevering en zorgde voor frustraties binnen de teams. Volgens Deckers was vooral de betrokkenheid van de business een pijnpunt:

"De hele organisatie vanaf het prille begin betrekken en mee verantwoordelijk maken voor het project is cruciaal."

Waarom PCS Innotec voor Emixa koos

Bij de keuze van een partner keek PCS Innotec bewust verder dan technische expertise alleen. Vertrouwen, transparantie en snelheid bleken doorslaggevend.

Zoals Group CFO Kristof Deckers aangeeft, speelde vooral de manier van kennismaken een belangrijke rol:

"Eén van de eerste dingen waar ik op let bij zo’n keuze, is sense of urgency. De dag na ons eerste telefonisch contact zaten de Managing Director van Emixa België en een van hun meest ervaren consultants al bij ons aan tafel. Ze hebben vooral geluisterd naar onze problemen en helder toegelicht hoe ze ons konden helpen - maar ook wat we niet mochten verwachten."

Die open en pragmatische aanpak gaf PCS Innotec het vertrouwen dat Emixa hun situatie goed begreep en realistische verwachtingen durfde te stellen. De focus lag van bij de start op luisteren, begrijpen en samen bepalen hoe het project opnieuw onder controle kon worden gebracht.

De bijdrage van Emixa

Emixa werd ingeschakeld om opnieuw controle, structuur en vertrouwen te brengen in het project. Niet door enkel te focussen op oplevering, maar door duurzame manieren van werken te introduceren.

De aanpak omvatte onder meer:

• Een gestructureerd Project Management framework.
• Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden tussen interne teams en externe partners.
• Verder helpen uitbouwen van robuuste maar pragmatische IT Service Management processen.
• Samen uitwerken en uitvoeren van een doordachte data governance en migratiestrategie.
• Sterke aandacht voor change, training en key users.
• Een gestructureerde testmethodologie voorafgaand aan de go-live.

De impact liet niet lang op zich wachten. De samenwerking verbeterde merkbaar en de organisatie werd actiever betrokken.

"De rollen en verantwoordelijkheden werden duidelijker, wat een positieve impact had op timing, kwaliteit en kosten."

Resultaten

Dankzij deze mensgerichte en gestructureerde aanpak:

• Werd het project op tijd, binnen budget en volgens de verwachte kwaliteit opgeleverd.
• Daalden IT incidenten door focus op structurele oorzaken.
• Werd Change Management ingebed met een duidelijke business case.
• Werd hoge datakwaliteit gegarandeerd.
• Werd het system uitvoerig getest en goedgekeurd voor go-live.
• Nam het vertrouwen en de adoptie binnen de organisatie toe.

PCS Innotec evolueerde zo van een reactieve situatie naar een gecontroleerde, toekomstgerichte IT omgeving.

De rol van Emixa

Tijdens het volledige traject trad Emixa op als:

• Trusted Advisor.
• Lead voor Project Management en governance.
• Partner voor change en adoptie.

Met expertise in IT management, project recovery, testing, datamigratie en change management hielp Emixa PCS Innotec niet alleen om het project te stabiliseren, maar ook om een solide basis te leggen voor duurzame groei.